Dalam kondisi tertentu kadang kita ingin menambahkan format lain pada Sheet Excel. Format tersebut tentu harus didukung oleh Microsoft Excel supaya prosesnya bisa dilakukan dengan mudah. Kondisi ini dalam Excel dikenal dengan istilah Insert atau menyisipkan file. Bentuk file yang sering disisipkan pada Microsoft Excel memang cukup beragam, sebut saja misalnya gambar, PDF atau Video.
Pada artikel ini Saya akan bahas bagaimana cara menyisipkan file PDF pada Sheet Excel. Memang format ini masih kalah populer jika dibandingkan dengan format gambar. Tapi rasanya penting juga bagi kita mengetahui bagaimana cara menyisipkan format file ini. Tapi secara umum caranya tidak terlalu jauh berbeda dengan Insert gambar hanya saja menu yang digunakan tentu berbeda.
Cara Menyisipkan File PDF Pada Sheet Excel
Menyisipkan file PDF dalam Excel bisa bertujuan untuk menyertakan tambahan informasi pada data yang sedang diolah. Ini tentu bisa dijadikan sebagai rujukan atau tambahan informasi yang diberikan. Jika dibandingkan dengan format gambar memang format PDF ini tidak terlalu sering disisipkan pada Excel. Tapi tahukah Anda bahwa format ini sebenarnya memang bisa disisipkan pada Sheet Excel.
Format PDF memang didukung oleh Excel sehingga sudah ada menu tersendiri yang dapat digunakan untuk kebutuhan ini. Menu ini ada pada Tab Insert serta kelompok menu Text. Sebelum membahas tentang cara dan menu, apakah sudah mengetahui apa itu format file PDF ?
Apa Itu PDF ?
Dilansir dari adobe.com yang dimaksud dengan PDF atau Portable Document Format adalah format file serbaguna yang dikeluarkan oleh adobe dan dapat digunakan untuk menampilkan atau bertukar dokumen pada banyak perangkat pengguna. Format PDF ini banyak digunakan terutama pada proses pertukaran dokumen misalnya melalui e-mail. Proses pengiriman dokumen dengan menggunakan format ini memang relatif lebih mudah jika dibandingkan dengan format lain. Salah satu alasannya adalah ukuran pada format file PDF jauh lebih kecil dibandingkan dengan format file yang lain.
Format PDF ini banyak dipilih karena tampilan dokumen tidak akan berubah bentuknya meskipun telah dilakukan pengiriman melalui perangkat tertentu. Format lain misalnya sebut saja Microsoft Word kadang akan berubah bentuk serta posisinya setelah melalui proses transfer file. Ini tidak akan berlaku pada format PDF karena bentuknya akan selalu seperti aslinya tanpa perubahan urutan, bentuk atau formatnya.
Penggunaan kata portable ini akan menginformasikan kepada pengguna bahwa format ini bisa digunakan pada jenis komputer apapun. Hanya saja memang untuk dapat membuka format PDF kita perlu memasang aplikasi tertentu. Dewasa ini sudah banyak aplikasi yang dapat digunakan untuk membuka PDF.
Berikut ini adalah beberapa kelebihan dari format PDF :
- File PDF sifatnya hanya read only saja sehingga pengguna hanya bisa melihat tanpa bisa mengubah ini dari file tersebut
- Tampilan bisa dilihat pada perangkat apapun dengan catatan sudah memiliki aplikasi khusus untuk membuka format pdf
- Pengguna dapat melakukan konversi pada ukuran file PDF tanpa mengubah kualitas dari isi filenya
- Bisa menambahkan kunci / password untuk mengunci serta membatasi siapa saja yang bisa mengakses file tersebut
Dari beberapa kelebihan format PDF diatas mungkin yang paling sering dijadikan alasan utama adalah ukuran file. Format PDF memang memiliki ukuran yang relatif lebih kecil dibandingkan dengan format file lain. Kecilnya ukuran file PDF ini tidak akan berpengaruh pada kualitas dari isi filenya.
Jika sedang mengolah data dalam Excel dan ingin menambahkan informasi melalui file PDF maka caranya sangat mudah. Kita hanya perlu menyisipkan file PDF tersebut pada posisi yang diinginkan. Konsep insert PDF pada Excel ini bisa dibagi kedalam 2 jenis. Pertama adalah langsung membuka file PDF dan kedua hanya menambahkan Icon dan Icon ini akan membuka file PDF jika kita klik secara langsung.
Menu Untuk Menyisipkan File PDF
Secara spesifik jika membahas format PDF dalam Excel maka akan ada 2 aktivitas yang perlu kita ketahui. Pertama tentu saja adalah bagaimana cara menyisipkan file PDF pada Excel. Sedangkan kedua adalah bagaimana menyimpan file Excel pada format PDF. Ini artinya dalam Excel kita bukan hanya bisa menyisipkan file PDF saja tetapi bisa juga menyimpan file Excel kedalam format PDF.
Untuk 2 kebutuhan terkait dengan format PDF tentu Excel sudah menyiapkan menu khusus. menyisipkan PDF kedalam Excel akan menggunakan menu Object sedangkan untuk menyimpan file Excel kedalam format PDF akan menggunakan menu Save As. Dalam artikel ini secara khusus kita akan bahas tentang menyisipkan pdf kedalam Excel. Sedangkan untuk cara menyimpan file Excel ke PDF sudah kita bahas pada artikel sebelumnya.
Menu Object pada dasarnya dapat digunakan untuk menyisipkan banyak format file tertentu. Maksudnya menu ini tidak terbatas hanya pada format PDF saja. Format selai PDF yang bisa disisipkan dengan menggunakan menu ini diantaranya adalah video, powerpoint, bitmap image dan lain - lain.
Selanjutnya pada menu Object untuk menyisipkan file PDF atau format lain dibagi kedalam 2 Tab. Tab pertama adalah Create New sedangkan Tab kedua adalah Create From File. Kedua menu tersebut sama - sama bisa digunakan untuk menyisipkan file PDF kedalam Excel.
1. Create New
Menyisipkan PDF pada Excel hasilnya bisa dibagi kedalam 2 jenis. Jenis pertama file PDF akan langsung dibuka sama halnya seperti pada cara menyisipkan gambar. Sedangkan jenis yang kedua adalah tampilan hasil insert PDF hanya akan berbentuk file kosong atau icon saja. Jika file kosong tersebut di klik maka secara otomatis file PDF yang disisipkan akan terbuka.
Jika file PDF ini langsung dibuka pada sheet Excel maka kita harus menggunakan menu Create New. Untuk dapat menggunakan menu ini kita harus sudah memasang aplikasi khusus untuk membuka file PDF. Tanpa memasang aplikasi khusus tersebut maka pada kotak tidak akan muncul pilihan format PDF.
Pada contoh diatas saya sudah memang aplikasi khusus untuk membuka file PDF yaitu Foxit PDF Reader. Sehingga pilihan yang muncul pada kotak untuk insert PDF adalah Foxit PDF Reader Document. Jika menggunakan aplikasi khusus lain maka pada bagian ini akan muncul nama dari aplikasi khusus yang kita sudah pasang pada komputer masing - masing.
Jika memang hanya ingin menampilkan Icon file PDF saja maka silahkan centang kotak Display as icon. Selanjutnya akan muncul tombol Change icon dan silahkan klik jika ingin mengubahnya. Pilihan beberapa jenis Icon yang bisa digunakan akan otomatis muncul setelah kita klik kotak ini.
2. Create From File
Jika memang belum memasang aplikasi khusus untuk membuka file PDF dan pada menu pertama tidak muncul pilihan format PDF maka silahkan gunakan menu kedua. Menu kedua ini adalah Create From File. Dengan menu ini kita bisa menyisipkan format file apa saja sesuai dengan kebutuhan. Tapi hasilnya memang tidak bisa membuka file PDF secara langsung.
Hasil dari menu kedua ini hanya akan menampilkan kotak kosong saja atau Icon seperti pada cara pertama. Jika ingin menampilkan file PDf maka kita harus klik kotak berwarna putih atau icon yang sudah kita insert sebelumnya. Baru kemudian file PDF akan otomatis terbuka.
Pada menu ini juga tersedia 2 pilihan yaitu Link to File serta Display as Icon. Gunakan Link to File jika akan membuka secara langsung file PDF atau gunakan Display as Icon jika hanya ingin menampilkan icon file PDF saja.
Cara Menyisipkan File PDF
Secara umum menyisipkan PDF pada Sheet Excel tidak terlalu jauh berbeda dengan cara menyisipkan gambar pada Microsoft Excel. Hanya saja tentu menu yang digunakan sudah pasti akan berbeda seperti yang sudah dijelaskan diatas. Menyisipkan gambar pada Sheet Excel akan menggunakan menu Picture sedangkan menyisipkan file PDF akan menggunakan menu Object.
Untuk contoh hasil dari Insert PDF ke Excel silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada contoh tersebut sudah ada 2 hasil dari Insert PDF ke Excel. Hasil pertama adalah file Excel langsung dibuka atau ditampilkan. Sedangkan hasil kedua hanya menampilkan Icon saja. Selanjutnya jika Icon tersebut di klik maka file PDF akan otomatis dibuka menggunakan aplikasi khusus.
Kedua cara insert PDF ke Excel diatas tentu saja menggunakan menu Object. Sedangkan pilihan menu yang digunakan bisa Create New dan bisa juga Create from File. Untuk lebih jelasnya tentang urutan serta cara insert PDf ke Excel seperti pada contoh diatas mari kita bahas satu persatu.
1. Insert PDF ke Excel Langsung Dibuka
Cara pertama kita akan menyisipkan file PDF kedalam Sheet Excel dengan cara langsung dibuka. Dengan cara ini maka isi dari file PDF akan langsung terlihat pada Sheet Excel. Tambahan informasi yang diinginkan dengan cara ini akan otomatis bisa dilihat. Jika akan menyisipkan PDF kedalam Sheet Excel langsung dibuka menggunakan menu Create New maka langkah - langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Cell Excel yang akan menampilkan file PDF
- Klik Tab Insert
- Klik : Text
- Klik : Object
- Klik : Create New
- Klik : Foxit PDF Reader Document
- Klik : OK
- Cari lokasi file PDF yang akan disisipkan pada kotak Open, kemudian klik jika file PDF tersebut sudah ditemukan
- Klik : Open
Dengan menggunakan langkah - langkah diatas maka secara otomatis file PDF akan ditampilkan pada Sheet Excel. Jika file PDF tersebut di klik maka secara otomatis file PDF asli juga akan dibuka dengan menggunakan aplikasi khusus yang sudah kita pasang. Mohon di catat bahwa pilihan pada kotak menu Object Type akan tergantung kepada aplikasi yang dipasang pada masing - masing komputer.
Selanjutnya jika akan menyisipkan file PDF dan langsung dibuka seperti pada contoh pertama tapi menggunakan Create From File maka langkahnya sedikit berbeda. Tapi tetap saja perbedaan tersebut juga tidak akan terlalu jauh karena sama - sama menggunakan menu Object. Adapun langkah - langkah insert PDF ke Excel menggunakan menu Create From File adalah sebagai berikut :
- Klik Cell yang akan menampilkan file PDF
- Klik Tab Insert
- Klik : Text
- Klik : Object
- Klik : Create from File
- Klik : Browse
- Cari lokasi file PDF yang akan disisipkan pada kotak Browse, kemudian klik jika file PDF tersebut sudah ditemukan
- Klik : Insert
- Klik : OK
Seperti yang terlihat pada langkah diatas bahwa urutan pada cara pertama dan cara kedua tidak terlalu jauh berbeda. Karena memang beda dari kedua cara diatas hanya pada pilihan menunya saja. Terkait hasil rasanya tidak perlu khawatir karena cara pertama dan cara kedua akan menampilkan hasil yang sama persis.
2. Insert PDF ke Excel Display as Icon
Selanjutnya cara kedua kita akan menyisipkan file PDF kedalam Sheet Excel tetapi hanya menampilkan Icon saja. Maksudnya file PDf tidak akan langsung terbuka seperti pada contoh pertama. Cara kedua ini juga tetap bisa dilakukan dengan menggunakan Create New serta Create From File. Jika akan menggunakan menu Create New maka langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Cell Excel yang akan menampilkan file PDF
- Klik Tab Insert
- Klik : Text
- Klik : Object
- Klik : Create New
- Klik : Foxit PDF Reader Document
- Ceklis kotak Display as Icon
- Klik : OK
- Cari lokasi file PDF yang akan disisipkan pada kotak Open, kemudian klik jika file PDF tersebut sudah ditemukan
- Klik : Open
Dengan menggunakan langkah diatas maka file PDF akan otomatis disisipkan pada Sheet Excel. Tapi tampilan pada cara ini hanya icon saja seperti yang sudah dijelaskan diatas. Jika memang akan menggunakan menu Create From File untuk insert PDF maka langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Cell yang akan menampilkan file PDF
- Klik Tab Insert
- Klik : Text
- Klik : Object
- Klik : Create from File
- Klik : Browse
- Cari lokasi file PDF yang akan disisipkan pada kotak Browse, kemudian klik jika file PDF tersebut sudah ditemukan
- Klik : Insert
- Ceklis kotak Display as Icon
- Klik : OK
Dengan cara ini maka file PDF juga akan otomatis disisipkan pada Sheet Excel dalam bentuk Icon. Urutan langkah pada pembahasan kedua ini tetap mirip dengan pembahasan pertama. Hanya saja pada cara kedua ini kita harus ceklis kotak Display as Icon.
Selanjutnya pembahasan yang terakhir jika ingin mengubah Icon file PDF pada saat Insert as Icon maka tentu ada langkah tambahan. Langkah tambahan tersebut adalah untuk memilih Icon mana yang akan digunakan pada file PDF. Misalnya kita akan mengubah Icon file PDF menggunakan Create New maka langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Cell Excel yang akan menampilkan file PDF
- Klik Tab Insert
- Klik : Text
- Klik : Object
- Klik : Create New
- Klik : Foxit PDF Reader Document
- Ceklis kotak Display as Icon
- Klik : Change Icon
- Klik Icon yang akan digunakan pada kotak Icon atau klik Browse untuk mencari Icon lain
- Klik : OK
- Klik : OK
- Cari lokasi file PDF yang akan disisipkan pada kotak Open, kemudian klik jika file PDF tersebut sudah ditemukan
- Klik : Open
Seperti yang terlihat pada urutan langkah diatas bahwa langkah tambahan untuk mengubah Icon adalah klik tombol Change Icon. Tombol ini akan muncul secara otomatis pada saat kita klik kotak Display as Icon. Selanjutnya silahkan pilih kira - kira icon maka yang akan digunakan pada file PDF yang sudah disisipkan pada Sheet Excel tersebut.
Terkait dengan PDF ini terutama tentang cara menyimpan file Excel ke PDF ada bagian yang sangat menarik. Bagian tersebut adalah bagaimana cara menyimpan file Excel ke PDF tanpa terpotong. Secara singkat mengatasinya adalah mengatur margin. Sedangkan cara kedua setelah mengatur margin adalah menggunakan pilihan pada tombol Options.
Kesimpulan
Pada dasarnya menyisipkan file PDF pada Sheet Excel memang sangat mudah untuk dilakukan. Sudah ada menu yang secara khusus salah satu fungsinya adalah untuk kebutuhan ini. Meskipun memang menu tersebut juga bisa digunakan untuk menyisipkan bentuk format lain selain dari pdf. Adapun menu yang dapat digunakan untuk insert pdf ke Excel adalah Object.
Selanjutnya pada menu Object terdapat 2 pilihan yang dapat digunakan untuk insert pdf ke Excel. Kedua menu tersebut adalah Create New serta Create From File. Langkah serta cara menyisipkan PDF ke Excel menggunakan 2 pilihan tersebut tidak terlalu jauh berbeda.
Sedangkan untuk hasil serta tampilan Insert PDF ke Excel menggunakan menu Object bisa dipilih salah satu dari 2 pilihan. Pilihan pertama adalah langsung membuka file PDF yang disisipkan. Sedangkan pilihan kedua adalah hanya menampilkan Icon PDF saja. Setelah klik Icon tersebut maka file PDF baru akan dibuka secara penuh.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara menyisipkan file PDF kedalam Sheet Excel. Semoga artikel serta pembahasan ini bermanfaat untuk semua pembaca. Sampai jumpa kembali pada pembahasan menarik lainnya dari adhwebsite.com.
Post a Comment