Proses menyimpan file Excel ke PDF memang sangat mudah. Apalagi jika sudah menggunakan Excel versi diatas 2007. Karena pada versi tersebut sudah tersedia pilihan format PDF di menu Save As. Ini artinya proses penyimpanan file dari Excel ke PDF prosesnya sama dengan penyimpanan file Excel seperti biasa. Hanya saja ada langkah tambahan yaitu pemilihan format PDF.
Tapi, apakah pada proses yang mudah tersebut tidak muncul masalah sama sekali ? Dalam kondisi tertentu kadang memang muncul masalah. Salah satu masalah yang mungkin paling sering ditemui adalah margin yang tidak sesuai. Karena margin pada file Excel tidak sesuai maka hasil penyimpanan Excel ke PDF menjadi terpotong.
Menyimpan dan Mengatur Format Excel ke PDF Tanpa Terpotong
Dalam artikel ini Saya akan menjelaskan cara mengatasi masalah Excel ke PDF yang terpotong. Selain masalah ini kita juga akan bahas bagaimana menyimpan file Excel ke PDF hanya pada halaman tertentu saja. Ini memang saling berkaitan, artinya bisa mengatasi Excel ke PDF tanpa terpotong maka akan otomatis bisa memilih halaman tertentu untuk disimpan kedalam format PDF.
Seperti yang sudah dijelaskan pada artikel sebelumnya bahwa cara menyimpan file Excel ke PDF bisa dilakukan dengan menggunakan 2 cara. Pengaturan yang akan kita bahas akan memiliki efek pada kedua cara tersebut. Sehingga setelah pengaturan dilakukan kita bisa menyimpan file Excel menggunakan 2 cara tersebut.
Karena penyimpanan file Excel tetap tidak akan terpotong dan halaman sudah sesuai. Proses ini efeknya muncul pada kedua cara karena dilakukan pada file Excel. Sehingga cara manapun yang digunakan tetap saja hasilnya file PDF akan sesuai dengan halaman dan tidak akan terpotong.
2 Cara Menyimpan Excel ke PDF
Sebelum membahas tentang Excel ke PDF tanpa terpotong mari kita bahas terlebih dahulu sedikit tentang 2 cara menyimpan Excel ke PDF. Cara pertama tentu saja adalah menggunakan Save As. Sedangkan cara kedua menggunakan convert online Excel ke PDF. Tapi khusus untuk Save As memang hanya bisa dilakukan pada Excel versi tertentu saja.
1. Menggunakan Save As
Cara ini dilakukan untuk Excel dengan versi diatas 2007. Pada Excel tersebut sudah tersedia pilihan format PDF pada menu Save As. Langkah menyimpan Excel ke PDF melalui Save As memang sangat mudah. Karena cukup memilih format PDF saja pada kotak dialog Save As. Dengan cara tersebut maka secara otomatis file Excel akan disimpan dalam bentuk PDF.
Untuk yang masih menggunakan Excel versi 2007 juga tidak perlu khawatir. Karena jika dibutuhkan tetap bisa menyimpan Excel ke PDF melalui Save As. Hanya saja untuk Excel versi ini perlu memang Add-in Save As Excel ke PDF. Add-in ini cukup mudah di pasang dan banyak web yang menawarkan secara online.
Proses penyimpanan Excel ke PDF pada versi 2007 tetap dilakukan melalui Save As. Hanya saja pada menu Save As tersebut yang dipilih adalah PDF or XPS. Setelah dipasang file Add-in pilihan PDF akan otomatis muncul.
2. Convert Excel ke PDF Online
Berbeda dengan cara pertama, pada cara kedua ini bisa dilakukan pada Excel versi berapapun. Karena memang prosesnya dilakukan langsung pada file Excel bukan aplikasi Excelnya. Artinya cara ini bisa digunakan pada Excel versi 2007 dan versi diatasnya.
Tapi ingat, cara ini membutuhkan koneksi internet. Karena seluruh proses mulai dari upload file Excel, konversi sampai dengan pengambilan hasil dilakukan dengan menggunakan koneksi internet. Tanpa koneksi internet cara ini tidak akan bisa dilakukan secara penuh.
Cara Menyimpan File Excel ke PDF Tanpa Terpotong
Jika sudah membaca artikel sebelumnya tentang cara menyisipkan PDF ke Excel tentu konsepnya cukup berbeda dengan pembahasan artikel ini. Meskipun memang sama - sama terkait dengan format PDF. Pembahasan pada artikel ini adalah menyimpan Excel ke format PDF sedangkan artikel sebelumnya justru menyisipkan atau insert file PDF kedalam Sheet Excel. Karena itulah menu yang digunakan juga tentu berbeda - beda.
Selanjutnya seperti yang disebutkan diatas bahwa untuk menyimpan file Excel ke PDF tanpa terpotong kita akan bagi caranya kedalam dua bagian. Bagian pertama adalah mengatur margin dan bagian kedua adalah menggunakan menu Options pada proses Save As PDF.
Untuk rincian serta urutan langkah pada kedua bagian tersebut mari kita bahas satu persatu. Supaya mudah nanti pada masing - masing pembahasan akan dilengkapi dengan gambar. Silahkan urutkan langkah - langkahnya sesuai dengan pembahasan ini supaya file PDF hasilnya tanpa terpotong serta sesuai dengan halaman yang diinginkan.
1. Atur Margin Pada File Excel
Supaya hasil penyimpanan Excel ke PDF tanpa terpotong maka langkah pertama adalah harus mengatur margin. Setelah selesai mengolah data dalam Excel kita perlu mengatur margin supaya data yang sedang diolah akan sesuai dengan ukuran kertas yang akan digunakan. Proses ini tidak hanya dilakukan pada saat akan Save As ke PDF saja. Tapi pada saat akan mencetak atau print file Excel juga perlu mengatur margin.
Dalam Excel mengatur margin akan dilakukan melalui kotak dialog Page Setup. Ada beberapa unsur yang diatur pada bagian ini mulai dari jenis kertas yang akan digunakan sampai dengan Orientation. Adapun langkah - langkah pengaturan margin dalam Excel adalah sebagai berikut :
- Klik Tab Page Layout
- Klik : Margins
- Klik : Custom Margins
- Pada kotak dialog Page Setup klik Tab Page
- Pilih Orientation : Portrait jika arah kertas vertikal atau memanjang kebawah, pilih Landscape jika arah kertas horizontal atau dari kiri ke kanan
- Pilih jenis kertas yang akan digunakan pada kotak Paper Size
- Masih pada kotak dialog Page Setup, klik Tab Margins
- Atur margin Top, Left, Right serta Bottom
- Klik OK
Dengan menggunakan langkah - langkah diatas maka margin pada file Excel akan otomatis berubah sesuai dengan yang sudah ditentukan. Mohon dicatat silahkan cek terlebih dahulu margin yang sudah diatur. Jika masih kurang pas silahkan lakukan pengaturan margin kembali sesuai dengan urutan diatas.
Sebenarnya jika tidak ingin repot menyesuaikan data dengan ukuran kertas yang diinginkan bisa juga menggunakan Scalling. Menu ini bisa digunakan untuk mengatur halaman dengan cepat. Hanya saja jika data yang dibuat terlalu banyak sedangkan pilihan Scalling terlalu kecil maka hasilnya huruf pada data akan sangat kecil.
Pada Scalling terdapat 2 pilihan menu yang dapat digunakan untuk pengaturan margin. Pertama adalah Adjust to, menu ini akan menentukan pengaturan margin halaman dalam bentuk persen. Semakin kecil persen yang ditentukan maka data juga akan semakin kecil. Jika data masih terpotong silahkan kecilkan kembali persentase pada bagian ini. Pilihan kedua adalah Fit to, menu ini akan menyesuaikan ukuran data pada jumlah halaman yang ditentukan.
Misalnya kita pilih kotak Fit to dengan angka 1 dan kotak Wide by kita ketik juga angka 1 maka artinya data akan dicetak hanya pada 1 halaman saja. Contoh lain misalnya kotak fit to diisi dengan angka 1 sedangkan kotak Wide by diketik angka 2 maka halaman akan disusun hanya menjadi 2 lembar saja.
2. Gunakan Options Pada Proses Save As
Mari kita asumsikan bahwa proses pengaturan margin sudah selesai dilakukan dengan dengan urutan diatas. Artinya halaman pada file Excel sudah sesuai dengan yang kita inginkan. Maka langkah selanjutnya mari kita simpan file Excel ke PDF menggunakan Save As. Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Tab File
- Klik : Save As
- Klik : Browse
- Tentukan lokasi penyimpanan file Excel ke PDF pada kotak dialog Save As
- Ubah nama file pada kotak File Name
- Pada kotak Save As Type pilih : PDF
- Klik tombol Options
- Jika akan memilih halaman tertentu saja silahkan pilih pada bagian Page Range, jika akan memilih seluruh halaman pilih All
- Klik : OK
- Klik : Save
Dengan menggunakan langkah diatas maka file Excel akan otomatis disimpan pada PDF sesuai dengan halaman yang ditentukan. Sedangkan untuk margin tentu sudah sesuai dengan halaman yang ada pada file Excel. Ini artinya kita sudah bisa menyimpan file Excel ke PDF tanpa terpotong.
Ada 2 bagian penting yang harus diperhatikan pada kotak dialog Options. Pertama adalah Page Range. Pada bagian ini kita bisa memilih apakah akan menyimpan file Excel ke PDF untuk seluruh halaman atau hanya pada halaman tertentu saja. Sedangkan kedua adalah Publish What. Pada bagian ini kita akan memilih Sheet mana yang akan disimpan ke PDF. Apakah Sheet yang sedang dibuka atau Sheet tertentu yang kita pilih saja.
Sebenarnya ada 1 pembahasan penting lain terkait dengan Excel ke PDF selain tanpa terpotong. Hal penting tersebut adalah menambahkan password pada Save As Excel ke PDF. Terkait dengan pembahasan tersebut Saya sudah buatkan satu artikel tersendiri supaya lebih jelas.
Kesimpulan
Cukup menarik memang membahas Save As Excel ke PDF ini. Ada beberapa hal penting yang perlu diketahui bahkan sebelumnya belum kita pikirkan sama sekali. Inilah pentingnya kita membaca artikel ini mulai dari awal sampai dengan selesai.
Setidaknya ada 3 hal penting yang wajib diketahui terkait dengan save as Excel ke PDF. Pertama adalah bagaimana cara menyimpan file Excel ke PDF. Kemudian kedua adalah bagaimana mengatur margin supaya save as PDF tidak akan terpotong. Sedangkan yang ketiga adalah bagaimana menambahkan password pada Save As Excel ke PDF.
Ketiga hal penting tersebut sudah Saya buatkan pada pembahasan tersendiri. Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara menyimpan file Excel ke PDF tanpa terpotong. Semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Post a Comment