Kegiatan mencatat barang masuk dan keluar dalam gudang merupakan hal yang sangat penting. Karena ini merupakan proses awal dari perhitungan stok barang.
Menghitung stok barang memang perlu dilakukan secara rutin karena memang hampir setiap hari akan ada barang masuk serta keluar dari gudang.
Proses barang masuk dan keluar tersebut tentu akan mempengaruhi jumlah stok barang di gudang secara berkala.
Ada banyak cara yang dapat digunakan untuk menghitung stok barang, bisa dilakukan secara manual atau menggunakan aplikasi.
Jika sudah menggunakan aplikasi rasanya proses menghitung stok barang akan menjadi lebih mudah dan tidak terlalu sulit. Masalahnya jika menghitung stok barang secara manual maka prosesnya akan jauh lebih sulit.
Salah satu aplikasi yang gratis dan bisa digunakan untuk menghitung stok barang di gudang adalah Microsoft Excel.
Untuk itu pada artikel ini adhwebsite.com akan membahas apa itu stok barang dan bagaimana menghitungnya dalam Microsoft Excel.
Apa Itu Stok Barang ?
Stok Barang adalah barang yang dimiliki oleh Perusahaan dan disimpan di gudang dengan tujuan akan dijual kembali. Stok barang ini juga dikenal dengan sebutan Persediaan Barang.
Perusahaan harus melakukan pengelolaan terhadap stok barang atau persediaan tersebut karena memang barang secara fisik merupakan bagian dari asset.
Asset ini jika tidak dicatat dengan baik maka akan muncul kemungkinan yang bisa saja merugikan Perusahaan. Misalnya ada barang hilang atau salah pencatatan dan sebagainya.
Proses perhitungan pada stok barang memang secara umum hampir dipastikan akan dilakukan oleh Perusahaan. Hanya saja prosesnya memang berbeda - beda.
Ada yang dilakukan secara manual dan ada juga yang dilakukan dengan menggunakan bantuan aplikasi khusus.
Jika memang belum memiliki aplikasi khusus untuk menghitung stok barang maka salah satu solusinya adalah menggunakan Excel.
Cara menyusun format Excel untuk stok barang akan kita bahas bersama - sama mulai dari rumus sampai dengan hasil akhirnya.
Proses Stok Barang Secara Umum
Jika membahas proses perhitungan stok barang maka ini akan terkait dengan 2 proses pada alur barang di Gudang.
Proses pertama adalah kegiatan untuk mencatat barang masuk ke gudang serta proses kedua adalah kegiatan mencatat barang keluar dari gudang.
Kedua proses tersebut akan dilengkapi dengan beberapa formulir atau ketentuan yang sudah ditetapkan. Ketentuan tersebut tidak boleh dilewati dan wajib dilakukan oleh petugas gudang.
Adapun secara umum proses perhitungan stok barang di gudang adalah sebagai berikut :
1. Mencatat Barang Masuk
Setiap ada barang masuk ke gudang maka ini harus dicatat pada sistem, aplikasi atau buku stok barang. Penerimaan barang ini akan menambah jumlah stok di gudang.
Penambahan stok barang secara fisik di gudang harus juga diikuti dengan bertambahnya barang pada sistem. Sehingga prosesnya juga harus dilakukan secara langsung pada sistem atau aplikasi.
Sumber penerimaan barang umumnya hanya ada 2, yaitu :
- Pembelian : barang yang baru dibeli oleh Perusahaan
- Retur Pembelian : barang yang sudah dijual tapi dikembalikan dengan alasan tertentu
Kedua proses tersebut harus dicatat pada kartu stok dan juga pada sistem stok barang karena akan berpengaruh terhadap jumlah barang.
2. Mencatat Barang Keluar
Selanjutnya proses yang kedua adalah mencatat barang keluar. Proses ini merupakan kebalikan dari proses pertama.
Setiap ada pengeluaran barang dari gudang wajib untuk dicatat pada kartu stok serta sistem supaya jumlah fisik serta catatan akan sama.
Umumnya ada 4 sumber pengeluaran barang, yaitu :
- Penjualan
- Retur Pembelian
- Sampel barang
- Pemusnahan barang rusak
Seluruh pengeluaran barang diatas harus dibuatkan SOP tersendiri supaya tidak ada barang yang keluar tanpa ada persetujuan dari pihak yang ditentukan.
3. Stok Fisik Secara Berkala
Setelah mencatat barang masuk serta keluar tentu jumlah stok akhir pada barang akan terus berubah. Perubahan pada barang di gudang ini juga harus diperiksa secara berkala.
Pemeriksaan tersebut tujuannya adalah untuk mengecek apakah jumlah yang tercatat pada sistem sama dengan jumlah fisik barang di gudang atau berbeda.
Jika terjadi perbedaan harus dicari selisihnya karena mungkin saja barang tersebut dikeluarkan secara ilegal oleh pihak tertentu yang bukan merupakan tugasnya.
Manfaat Stok Opname Barang di Gudang
Bagi Perusahaan khususnya gudang proses penghitungan stok barang ini sangat penting untuk dilakukan.
Karena proses ini memiliki banyak manfaat, berikut ini adalah beberapa manfaat dari penghitungan stok barang :
1. Akurasi Inventaris
Proses penghitungan stok barang pada akhirnya akan mencocokkan catatan dengan fisik barang. Proses ini akan menjaga akurasi data pada sisi catatan.
Karena jika terjadi selisih antara fisik barang dengan catatan maka akan dengan cepat dicari masalahnya supaya jumlah tersebut bisa kembali sama.
2. Membandingkan Fisik dan Catatan
Setiap hari staff gudang akan mencatat barang masuk serta keluar melalui kartu stok. Pada saat ada selisih antara jumlah pada kartu stok dan fisik barang maka proses pencatatan akan menjadi penting.
Karena bagian gudang bisa menelusuri apakah ada barang keluar yang belum tercatat atau ada kesalahan lain dengan cara membandingkan Kartu Stok dengan catatan pada aplikasi stok barang.
3. Deteksi Kehilangan Barang
Kadang dalam kondisi tertentu muncul barang yang hilang dari gudang. Proses stok opname barang berdasarkan catatan akan mendeteksi kondisi tersebut.
Bahkan kadang terjadi kecurigaan munculnya barang hilang ini sebenarnya hanya kesalahan pencatatan saja.
Kesimpulan tersebut bisa dilakukan berdasarkan pengecekan pada pencatatan stok barang sesuai dengan periode selisih atau barang hilang.
4. Perbaikan Proses
Jika ditemukan proses yang kurang baik tentu harus segera diperbaharui supaya masalah yang ditimbulkan dari proses tersebut tidak muncul kembali di kemudian hari.
Perbaikan pada proses ini akan sulit dilakukan jika tidak didahului dengan proses penghitungan stok barang.
5. Audit Pelaksanaan SOP
Proses penerimaan serta pengeluaran barang tentu sudah dibuatkan aturan atau SOP secara menyeluruh. Proses stok opname akan melihat apakah proses tersebut dijalankan atau tidak.
Jika tidak dijalankan maka harus segera di perbaiki untuk mencegah munculnya hal yang tidak diinginkan oleh pihak Perusahaan.
Metode Perhitungan Stok Barang Dalam Excel
Dibagian atas sudah disebutkan bahwa adhwebsite.com menyarankan Excel untuk aplikasi perhitungan stok barang di gudang. Karena dalam Excel sudah tersedia banyak rumus untuk mempercepat prosesnya.
Jika memang akan memilih Excel untuk menghitung stok barang maka proses penyusunan formatnya secara umum ada 3 langkah yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun Format Stok Barang
Format stok barang terlebih dahulu harus disusun tujuannya supaya proses pencatatan yang dilakukan akan sesuai dengan format serta alur barang di gudang.
Format stok barang memang bebas untuk disusun karena tidak ada ketentuan yang secara khusus mewajibkan bentuknya.
Biasanya format stok barang akan disusun dalam bentuk Tabel sehingga proses input akan menjadi jauh lebih mudah.
2. Menambahkan Rumus Excel Stok Barang
Setelah membuat serta menyusun format stok barang selanjutnya tambahkan rumus Excel pada format stok barang tersebut.
Rumus ini nantinya akan mempercepat proses perhitungan stok barang sehingga tugas kita hanya input barang masuk serta barang keluar saja.
3. Input Data Barang
Proses terakhir setelah menyusun rumus pada format stok barang adalah input data pada formatnya.
Untuk awal biasanya ada 3 data yang diinput, yaitu :
- Stok awal
- Penerimaan barang
- Pengeluaran barang
Dengan input tiga unsur diatas maka nantinya jumlah stok barang akan otomatis bertambah atau berkurang sesuai dengan fisiknya.
Jenis dan Format Stok Barang Dalam Excel
Untuk perhitungan stok barang dalam Excel, adhwebsite.com sudah menyusun 3 format yaitu satu gudang, dua gudang serta beberapa gudang.
Masing - masing format tersebut tentu bisa digunakan sesuai dengan jumlah gudang pada Perusahaan.
1. Format Stok Barang Satu Gudang
Format stok barang pertama ini hanya bisa digunakan jika lokasi gudang hanya satu saja. Meskipun memang bisa juga digunakan untuk beberapa gudang.
Hanya saja lokasi gudang tidak akan bisa dipisah seperti pada dua contoh selanjutnya.
2. Format Stok Barang Dua Gudang
Format stok barang kedua adalah untuk dua gudang yang lokasinya berbeda - beda. Dalam prosesnya sebelum input data harus memilih barang tersebut lokasinya untuk gudang A atau gudang B.
Pada stok akhir juga bisa dipisahkan tampilannya apakah untuk gudang A saja, gudang B saja atau digabungkan.
Menghitung stok barang untuk dua gudang dalam Excel bisa dilakukan dengan mudah karena sudah disusun secara lengkap pada rumus Excelnya.
3. Format Stok Barang Beberapa Gudang
Contoh ketiga ini merupakan pengembangan dari contoh pertama serta contoh kedua. Jumlah untuk lokasi gudang bisa disesuaikan apakah 2, 3, 4 atau seterusnya.
Tampilan pada laporan stok barang juga bisa dipilih apakah untuk satu gudang saja atau justru untuk keseluruhan gudang.
Konsep pada cara menghitung stok barang untuk beberapa gudang memang cukup berbeda dengan dua jenis perhitungan diatas.
Rumus Excel Menghitung Stok Barang
Rumus Excel menghitung stok barang memang bisa bermacam - macam karena tergantung pada pola dam metode yang digunakan pada perhitungan tersebut.
Tapi secara umum menghitung stok barang dalam Excel pasti akan menggunakan 5 rumus berikut ini :
1. Rumus Excel SUMIF
Rumus Excel SUMIF dapat digunakan untuk menjumlahkan angka dengan menggunakan kriteria.
Rumus ini digunakan karena memang pada perhitungan stok barang akan terdiri dari beberapa barang. Beberapa barang tersebutlah yang akan dijadikan kriteria pada penjumlahan angka.
2. Rumus VLOOKUP
Pada perhitungan stok barang pasti akan menampilkan nama barang, harga atau informasi lain menggunakan kode barang atau nama barang.
Kebutuhan tersebut akan bisa dengan baik ditampilkan menggunakan rumus Excel VLOOKUP.
3. Rumus Excel IFERROR
Dalam kondisi tertentu kadang kode yang digunakan pada rumus Excel VLOOKUP belum terisi sehingga menampilkan error.
Untuk menghilangkan error tersebut salah satu caranya adalah menggabungkan rumus Excel VLOOKUP dengan rumus Excel IFERROR.
4. Rumus Excel SUM
Karena ada unsur perhitungan pada jumlah angka maka tentu rumus ini tidak akan bisa dihindarkan.
Sesuai dengan fungsinya bahwa dalam Excel rumus ini dapat digunakan untuk menjumlahkan angka pada deret atau kolom yang kita tentukan.
5. Rumus Excel SUMIFS
Konsep penggunaan rumus ini tentu mirip dengan rumus Excel SUMIF yang sudah dijelaskan diatas. Hanya saja perbedaannya ada pada jumlah kriteria penjumlahan angka.
pada rumus Excel SUMIFS kriteria yang digunakan tidak hanya 1 atau bisa 2, 3, 4 dan seterusnya.
Cara Menghitung Stok Barang Dalam Excel
Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa adhwebsite.com sudah membuat 3 jenis format untuk perhitungan stok barang.
Satu diantaranya memiliki tampilan sebagai berikut :
Pada contoh menghitung stok barang diatas hanya bisa digunakan untuk satu lokasi gudang saja. Jika memang ada 2 atau lebih lokasi gudang maka pada format ini harus digabungkan menjadi satu.
Tentu pemisahan tersebut hanya pada pencatatan saja sedangkan untuk penempatan fisik barang silahkan dipisah sesuai dengan lokasi gudang.
Untuk contoh format pada file Excelnya secara langsung bisa didapatkan melalui link berikut ini : Cara Menghitung Stok Barang Dalam Excel Lengkap Dengan Contoh Filenya.
Pada pembahasan tersebut dilengkapi dengan cara pengisian pada format stok barang yang ditampilkan diatas.
Selanjutnya, bagaimana cara menghitung stok barang dan urutannya pada Microsoft Excel ?
1. Input Stok Awal Barang
Langkah pertama pada perhitungan stok barang dalam Excel adalah mengisi kolom stok awal. Langkah ini dilakukan hanya jika ada stok awal barang saja.
Jika pembelian barang memang dilakukan dari awal penghitungan stok barang maka tentu langkah ini tidak perlu dilakukan.
2. Input Penerimaan Barang
Selanjutnya langkah kedua adalah input data penerimaan barang. Sumber penerimaan barang di gudang ini bisa dari pembelian barang atau bisa juga dari retur atau pengembalian barang.
Pembelian barang ini statusnya akan menambah stok barang di gudang sesuai dengan kode barangnya masing - masing.
3. Input Pengeluaran Barang
Setelah input stok awal dan pembelian barang maka stok tentu akan bertambah. Jumlah tersebut bisa dikeluarkan dari gudang dan satu diantaranya adalah penjualan barang.
Proses penjualan barang akan diakhiri dengan pengiriman barang yang sumbernya tentu dari gudang.
Penjualan barang inilah yang akan mengambil atau mengeluarkan barang dari gudang.
Setelah ada pengeluaran barang maka stok akhir dari barang akan berkurang sesuai dengan jumlah pengeluaran tersebut.
Kelebihan dan Kekurangan
Proses perhitungan stok barang menggunakan Excel ini juga memiliki kekurangan serta kelebihan. Informasi ini bis dijadikan dasar pertimbangan apakah akan menggunakan Excel atau justru akan menggunakan aplikasi lain.
Tapi ingat, ini hanya informasi tambahan saja. Secara umum Microsoft Excel bisa digunakan untuk menghitung stok barang dengan cara yang sangat mudah.
1. Kelebihan Excel Untuk Menghitung Stok Barang
Berikut ini adalah beberapa kelebihan jika mencatat penerimaan serta pengeluaran barang dengan menggunakan Excel :
- Format mudah dibuat
- Bisa menggunakan rumus
- Proses cepat dan otomatis
- Cukup input transaksi maka stok akhir akan tampil
Proses menghitung stok barang dalam Excel akan bisa dilakukan secara otomatis menggunakan rumus yang memang sudah disediakan oleh Excel.
2. Kekurangan Excel Untuk Menghitung Stok Barang
Berikut ini adalah beberapa kekurangan jika menghitung stok barang dengan menggunakan Microsoft Excel :
- Harus paham penyusunan Tabel
- Bisa menggunakan rumus Excel
- Potensi muncul kesalahan masih cukup besar
- Kesalahan rumus bisa menyebabkan kesalahan stok akhir
Bagian yang paling sulit menggunakan Excel untuk menghitung stok barang adalah menyusun rumusnya.
Karena memang harus memahami rumus apa yang akan digunakan serta bagaimana cara menggunakan rumus tersebut.
Dokumen Pada Proses Stok Barang
Untuk melengkapi alur pada perhitungan stok barang dalam Excel akan membutuhkan beberapa dokumen.
Berikut ini adalah beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung proses pencatatan penerimaan serta pengeluaran barang di gudang :
1. Form Penerimaan
Dokumen penerimaan akan digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan barang di gudang yang sumbernya dari pembelian.
Pembelian yang dimaksud pada form ini adalah pembelian persediaan barang atau barang yang akan dijual kembali.
2. Form Pengeluaran
Dokumen pengeluaran barang digunakan untuk mencatat pengeluaran barang secara keseluruhan.
Pencatatan ini mencakup pengeluaran untuk penjualan, retur, barang contoh serta pengeluaran barang lainnya.
3. Form Retur Barang
Form retur digunakan untuk mencatat barang masuk ke gudang. Hanya saja pengeluaran barang ini di catat secara khusus untuk retur saja.
Sedangkan untuk pengeluaran barang selain retur tentu tidak akan dicatat pada dokumen ini.
4. Kartu Stok
Dokumen penerimaan serta pengeluaran barang umumnya akan dibuat juga oleh pihak luar selain gudang.
Sedangkan khusus untuk gudang akan memiliki catatan khusus terkait dengan mutasi barang seluruhnya.
Dokumen untuk mencatat seluruh mutasi barang di gudang adalah kartu stok. Dokumen ini akan dibuat satu per satu untuk seluruh jenis barang yang ada di gudang.
Pertanyaan Umum Tentang Stok Barang
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan umum terkait dengan proses pencatatan stok barang di gudang :
1. Bagaimana Cara Membuat Laporan Stok Barang ?
Laporan stok barang akan disusun berdasarkan catatan penerimaan serta pengeluaran barang. Selisih dari kedua perhitungan tersebut disebut dengan stok barang.
2. Apa Itu Stok Barang ?
Stok barang adalah barang yang ada di gudang baik yang sumbernya dari pembelian atau retur dengan tujuan akan dijual kembali.
3. Apa Itu Perhitungan Stok Opname Pada Barang ?
Stok Opname barang adalah proses penghitungan fisik barang di gudang kemudian akan di samakan dengan jumlahnya dengan catatan.
4. Apakah Stok Sama Dengan Persediaan ?
Stok barang secara umum disebut juga dengan Persediaan karena memang stok barang ini biasanya terkait dengan barang yang akan dijual kembali.
5. Apakah Stok Barang Bisa Dihitung Dalam Excel ?
Tentu bisa, hanya saja harus menyusun format serta rumusnya terlebih dahulu supaya proses perhitungan menjadi otomatis.
Kesimpulan
Seperti yang disebutkan diatas bahwa proses penghitungan stok barang menjadi sangat penting dalam Perusahaan.
proses pencatatan barang ini bisa dilakukan dengan cara manual atau menggunakan aplikasi khusus stok barang.
Jika memang belum memiliki aplikasi khusus pencatatan stok barang silahkan gunakan Excel. Manfaatkan rumus yang disediakan Excel untuk mempercepat serta mempermudah proses penghitungan barang di gudang.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang stok barang Excel dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Post a Comment