Kode Barang merupakan unsur yang sangat penting pada proses perhitungan stok di Gudang. Kode Barang ini merupakan identitas unik dari masing - masing barang yang akan digunakan pada proses perhitungan lainnya. Dalam prosesnya Kode Barang ini merupakan unsur yang akan digunakan untuk menampilkan identitas dari barang di gudang.
Seperti yang sudah kita ketahui bahwa pada proses perhitungan stok barang ada beberapa unsur yang disertakan misalnya nama, qty, harga dan lain - lain. Jika merujuk kepada kepada unsur tersebut ada 2 jenis yang bisa dijadikan kode unik yaitu Kode Barang dengan Nama Barang.
Cara menampilkan Kode Barang pada perhitungan stok ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara. Misalnya diketik secara langsung atau menggunakan Dropdown List. Dalam artikel ini adhwebsite.com akan membahas bagaimana cara menampilkan Kode Barang otomatis pada Dropdown List.
Apa Itu Dropdown List ?
Pada cara menghitung stok barang dalam Excel memang sering menggunakan Dropdown List. Tujuannya adalah untuk menghindari munculnya kesalahan ketik pada unsur yang ditampilkan. Karena teks pada daftar pilih sudah ditentukan. Sehingga teks tersebut tidak mungkin muncul bentuk lain selain dari pilihan pada daftarnya.
Dropdown list adalah menu yang menampilkan daftar pilih yang dapat digunakan dengan tujuan tertentu. Dropdown list ini disebut juga dengan Combo Box atau menu daftar pilih.
Dalam Excel ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk membuat Dropdown List atau menu daftar pilih. Bisa dengan cara langsung menentukan isinya, bisa juga melalui alamat Cell atau menggunakan Nama Range. Untuk menggunakan Dropdown List ini kita hanya cukup klik pada menu kemudian pilih satu dari beberapa pilihan yang ditampilkan.
Hasil dari Dropdown List ini akan sama persis dengan tampilan pada daftar pilih sehingga ini akan mengurangi kemungkinan munculnya kesalahan ketik. Kesalahan ketik pada perhitungan stok barang tentu akan mengakibatkan kesalahan pada proses selanjutnya.
Menu Untuk Membuat Dropdown List Dalam Excel
Dalam Excel sudah disediakan menu tersendiri untuk membuat daftar pilih atau Dropdown List. Menu tersebut adalah Data Validation yang posisinya ada pada Tab Data kelompok menu Data Tools Menu ini sebenarnya bukan secara khusus untuk membuat daftar pilih karena memang bisa juga dimanfaatkan untuk kebutuhan lainnya.
Misalnya kita menggunakan Data Validation untuk mencegah stok minus dengan cara membuat validasi data. Validasi data tersebut akan menggunakan rumus Excel yang disisipkan pada Data Validation. Sehingga saat input pengeluaran barang melebihi stoknya akan muncul peringatan dan proses input tidak bisa dilakukan.
Cara menampilkan Kode Barang Pada DropDown List
Tujuan dibuatnya Dropddown List ini adalah untuk menghindari munculnya kesalahan ketik pada Kode Barang. Karena pada cara menampilkan Nama dan Harga menggunakan Kode Barang memang harus menghindari kesalahan input. Kesalahan input Kode Barang akan mengakibatkan tidak tampilnya Nama serta harga seperti yang sudah dijelaskan diatas.
Untuk contoh Dropdown List Kode Barang silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada contoh tersebut sudah ada Tabel Barang disebelah kiri dan selanjutnya disebelah kanan akan ditampilkan Kode Barang pada menu DropDown. Cara menyusun dropdown list seperti pada contoh diatas akan kita bagi kedalam 3 jenis yaitu diketik secara langsung, menggunakan alamat Cell dan Menggunakan Define Name.
1. Diketik Langsung
Cara pertama kita akan mengetik secara langsung isi daftar pilih pada menu Dropdown List. Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut :
- Klik Cell F3
- Klik Tab Data
- Klik : Data Validation
- Klik kotak Allow kemudian pilih : List
- Pada kotak Source ketik : B-001;B-002;B-003;B-004;B-005
- Klik OK
Setelah mengikuti langkah diatas selanjutnya silahkan klik pada Cell F3 dan akan muncul menu daftar pilihan atau Dropdown List. Teks yang disisipkan pada kotak Source adalah Kode Barang dan jika ada perubahan maka harus dilakukan update pada kotak ini.
Cara pertama ini tidak cocok digunakan jika isi dari menu daftar pilih selalu berubah atau banyak tambahan. Karena kita akan repot menambahkan Kode Barang baru pada Dropdown List seperti pada langkah diatas. Kecuali jika Kode Barang sifatnya tetap atau tidak berubah - ubah maka cara ini cocok digunakan untuk menampilkan menu daftar pilih.
Cara pertama ini digunakan oleh adhwebsite.com salah satunya pada pembahasan tentang Aplikasi Stok Barang Excel sederhana untuk 2 Gudang.
2. Menggunakan Alamat Cell
Selanjutnya cara kedua untuk menampilkan Kode Barang pada daftar pilihan menu atau Dropdown List adalah menggunakan alamat Cell. Secara umum cara kedua ini sama dengan cara pertama hanya saja pada kotak Source yang disisipkan adalah alamat Cell bukan Kode Barang. Langkah penyusunan daftar pilihan menu untuk Kode Barang yang kedua adalah sebagai berikut :
- Klik Cell F3
- Klik Tab Data
- Klik : Data Validation
- Klik kotak Allow kemudian pilih : List
- Pada kotak Source ketik : =$A$4:$A$8
- Klik OK
Cara kedua ini cocok digunakan jika Kode Barang sering berubah - ubah karena dengan cara kedua ini kita cukup mengubah Kode Barang pada area Cell yang dipilihnya saja.
Jika Kode Barang pada area Cell yang dipilih berubah maka tentu pada daftar pilihan menu juga akan ikut berubah.
3. Menggunakan Define Name
Cara ketiga untuk menampilkan Kode Barang pada daftar pilihan menu adalah menggunakan Define Name atau nama range. Pada cara ketiga ini sebelum mengisi kotak Data Validation kita terlebih dahulu harus membuat nama rangenya. Langkah membuat nama range pada kolom Kode Barang adalah sebagai berikut :
- Blok Cell A4 sampai dengan A8
- Klik Tab Formulas
- Klik : Define Name
- Isi kotak Name dengan : Kode
- Kotak Scope pilih : Workbook
- Pastikan kotak Refers to sudah terisi dengan : ='3'!$A$4:$A$8
- Klik OK
Sampai dengan langkah ini kita sudah selesai menyusun nama range untuk Kode Barang. Angka 3 pada rumus kotak Refers to merupakan nama sheet dan jika nama sheetnya berbeda silahkan ubah bagian tersebut. Jika langkah pertama sudah dilakukan yaitu blok area Kode Barang maka kotak ini akan terisi secara otomatis dan biarkan secara default tidak perlu diubah.
Selanjutnya setelah nama range dibuat mari kita sisipkan nama range tersebut kedalam Data Validation. Langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Cell F3
- Klik Tab Data
- Klik : Data Validation
- Klik kotak Allow kemudian pilih : List
- Pada kotak Source ketik : =Kode
- Klik OK
Cara ketiga ini cocok digunakan jika Kode Barang sering digunakan pada Sheet pengolahan stok barang. Misalnya digunakan pada Sheet Mutasi, Sheet Penerimaan Barang, Sheet Pengeluaran Barang dan lain - lain. Karena pada Data Validation kita cukup mengetik nama rangenya saja tidak perlu menyisipkan area Kode barang. Teks "Kode" diatas merupakan nama range yang sudah kita buat sebelumnya dan jika mengunakan teks lain pastikan sudah sama jangan sampai berbeda.
Kesimpulan
Menampilkan Kode Barang menggunakan Dropdown List atau daftar pilihan menu memang tidak wajib dilakukan. Boleh juga menggunakan cara yang lain misalnya langsung diketik. Hanya saja dengan menggunakan Dropddown List tampilan Kode Barang akan sama persis dengan teks kolom Tabel barang.
Ini tentu akan mengurangi resiko munculnya kesalahan pada pengetikan Kode Barang. Padahal Kode Barang ini merupakan unsur unik yang digunakan untuk menampilkan Nama, Harga, Qty atau unsur lainnya. Itulah pembahasan kita kali ini tentang menampilkan Kode Barang otomatis pada menu daftar pilihan dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Post a Comment