Mengolah data barang dalam Excel tentu ada beberapa unsur yang ditampilkan didalamnya mulai dari Kode sampai dengan harga. Biasanya data barang tersebut akan disusun dalam bentuk Tabel yang terdiri dari beberapa kolom pada satu Tabel tersebut.
Dalam kondisi tertentu kadang kita akan menampilkan nama barang atau unsur lainnya pada tabel yang lain. Menampilkan Nama atau Harga dari Tabel memang sering ditemui pada pengolahan Stok Barang dalam Excel. Tentu menampilkan Nama dan Harga Barang dalam Excel tersebut akan menggunakan syarat atau kriteria supaya prosesnya bisa dilakukan secara otomatis.
Dalam artikel ini adhwebsite.com akan bahas bagaimana cara menampilkan Nama dan Harga Barang dengan kriteria Kode.
Metode Menampilkan Nama dan Harga Barang
Konsep pada cara menampilkan nama berdasarkan kode barang ini sangat sering dijumpai pada hal yang lain. Misalnya menampilkan nama siswa berdasarkan nomor induk atau bis juga menampilkan nama berdasarkan ID Karyawan. Salah satu unsur yang hampir dipastikan akan menggunakan cara ini adalah pada perhitungan stok barang dalam Excel.
Seperti yang sudah kita ketahui bahwa cara menghitung stok barang dalam Excel biasanya ada terdiri dari beberapa Tabel dan satu diantaranya adalah Tabel Barang. Pada Tabel inilah ditempatkan seluruh informasi terkait dengan Barang mulai dari Kode, Harga, Nama, Gambar dan lain – lain.
Selanjutnya selain Tabel Barang ada juga Tabel Penerimaan Barang atau Tabel Pengeluaran Barang dan pada kedua Tabel ini juga akan menambahkan informasi tentang Barang. Pada Tabel selain Tabel Barang tentu informasi terkait dengan Barang tidak perlu diketik satu persatu secara manual. Kita bisa menampilkan Nama Barang atau informasi lain berdasarkan Kode.
Pada saat kita ketik Kode Barang maka secara otomatis informasi lain akan muncul misalnya Nama, Harga, Stok atau yang lainnya. Untuk mengatur tampilan seperti yang disebutkan kita perlu menambahkan rumus Excel supaya Nama serta Harga bis ditampilkan berdasarkan Kode Barang.
Rumus Excel Untuk Menampilkan Nama dan Harga Berdasarkan Kode Barang
Jika memang ini perlu digunakan maka sebelumnya mari kita bahas rumus apa saja yang bisa digunakan untuk menampilkan Nama dan Harga berdasarkan Kode Barang. Berikut ini adalah 2 rumus Excel yang dapat digunakan untuk kebutuhan tersebut yaitu rumus Excel VLOOKUP serta rumus Excel INDEX.
1. Rumus Excel VLOOKUP
Jika membahas rumus apa yang secara fungsi memang berkaitan dengan menampilkan isi Cell lain berdasarkan kriteria maka jawabannya adalah rumus Excel VLOOKUP. Terkait dengan cara menampilkan nama berdasarkan kode barang maka rumus yang paling popular adalah rumus ini.
2. Rumus Excel INDEX
Dalam prosesnya konsep yang digunakan pada rumus INDEX ini memang hampir sama dengan rumus VLOOKUP. Hanya saja untuk bisa menampilkan nama berdasarkan kode perlu menggabungkan rumus INDEX dengan rumus MATCH.
3. Data Validation
Cara ini sebenarnya hanya tambahan saja karena urutan proses menampilkan nama dan harga barang berdasarkan Kode tetap akan menggunakan salah satu dari kedua rumus diatas. Hanya saja nantinya khusus untuk Kode Barang akan dibuatkan Dropdown List atau daftar pilihan menu supaya proses menampilkan nama dan harga menjadi lebih mudah.
Cara Menampilkan Nama dan Harga Berdasarkan Kode Barang
Jika sudah memahami konsep serta rumus apa yang akan digunakan selanjutnya mari kita bahas bagaimana cara menampilkan Nama dan Harga berdasarkan Kode Barang. Silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada contoh tersebut sudah ada Tabel Barang disebelah kiri dan Tabel untuk menampilkan Nama serta Harga berdasarkan Kode Barang. Tampilan contoh diatas oleh adhwebsite.com sudah digunakan pada beberapa pembahasan sebelumnya dan satu diantaranya adalah pada artikel Aplikasi Stok Barang Excel Sederhana untuk 2 Lokasi Gudang.
1. Menggunakan Rumus Excel
Jika akan menggunakan rumus Excel mari kita bahas satu persatu mulai dari rumus Excel VLOOKUP. Jika akan menggunakan VLOOKUP maka pada Cell G5 untuk menampilkan Nama berdasarkan Kode Barang rumusnya adalah sebagai berikut :
=VLOOKUP(H3;$B$4:$E$8;2;FALSE)
Rumus untuk menampilkan Harga berdasarkan Kode Barang pada Cell I5 adalah sebagai berikut :
=VLOOKUP(H3;$B$4:$E$8;4;FALSE)
Dalam kondisi tertentu kadang rumus Excel VLOOKUP ini menampilkan error #N/A. Error ini bukan merupakan sebuah kesalahan tetapi karena kode masih dalam keadaan kosong. Misalnya pada contoh diatas jika Kode Barang pada Cell H3 dihapus mak pada Cell G5, H5 dan I5 muncul error #N/A.
Supaya error #N/A tidak muncul seperti yang disebutkan diatas maka rumus VLOOKUP harus digabungkan dengan rumus IFERROR. Tapi penggabungan rumus VLOOKUP dengan rumus IFERROR ini sifatnya tidak wajib. Maksudnya tanpa menggabungkan kedua rumus tersebut nama serta harga tetap bisa ditampilkan dengan rumus VLOOKUP.
Jika akan menggabungkan VLOOKUP dengan IFERROR maka pada Cell G5 untuk menampilkan Nama berdasarkan Kode Barang rumusnya adalah sebagai berikut :
=IFERROR(VLOOKUP(H3;$B$4:$E$8;2;FALSE);"-")
Selanjutnya rumus VLOOKUP dan IFERROR pada Cell I5 untuk menampilkan Harga berdasarkan Kode Barang adalah sebagai berikut :
=IFERROR(VLOOKUP(H3;$B$4:$E$8;4;FALSE);"-")
Dengan gabungan VLOOKUP dan IFERROR maka pada saat Kode Barang dihapus di Cell H5 tidak akan muncul error #N/A tetapi yang akan muncul adalah tanda strip saja.
Selanjutnya mari kita bahas bagaimana cara menampilkan Nama dan Harga berdasarkan Kode Barang menggunakan rumus INDEX MATCH. Dengan menggunakan INDEX MATCH maka rumus pada Cell G5 untuk menampilkan Nama Barang adalah sebagai berikut :
=INDEX($C$4:$C$8;MATCH(H3;$B$4:$B$8;0))
Sedangkan rumus INDEX MATCH pada Cell I5 untuk menampilkan Harga Barang adalah sebagai berikut :
=INDEX($E$4:$E$8;MATCH(H3;$B$4:$B$8;0))
Hasil dari rumus INDEX MATCH ini memang sama persis dengan hasil yang ditampilkan dengan menggunakan rumus Excel VLOOKUP.
2. Menggunakan Daftar Pilih
Cara menampilkan Kode Barang pada Dropdown List memang bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu diketik langsung, menggunakan alamat Cell serta menggunakan Nama Range. Pada pembahasan ini kita hanya akan menggunakan cara ketiga saja yaitu Nama Range atau Define Name.
Silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada contoh tersebut tampilan Tabel memang sama persis dengan pembahasan diatas. Hanya saja pada Cell H3 ditambahkan menu daftar pilih yang isinya adalah Kode Barang. Rumus Excel yang digunakan pada Cell G5, H5 serta I5 tetap sama seperti pada pembahasan pertama. Untuk itu ada 2 langkah utama pada contoh kedua ini yaitu pertama membuat nama range dan kedua membuat menu Dropdown List.
Langkah membuat nama range adalah sebagai berikut :
- Blok Cell B4 sampai dengan B8
- Klik Tab Data
- Klik : Formulas
- Klik : Define Name
- Pada kotak Name ketik : Kode
- Kotak Scope pilih : Workbook
- Pada kotak Refers to pastikan sudah terisi dengan : =LIST!$B$4:$B$8
- Klik OK
Teks "LIST" pada rumus diatas merupakan nama Sheet, jika beda maka akan muncul teks lain sesuai dengan nama Sheetnya. Setelah membuat nama range selanjutnya mari kita membuat Dropdown List untuk Kode Barang pada Cell H3, langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Cell H3
- Klik Tab Data
- Klik : Data Validation
- Klik Tab Setting
- Klik kotak Allow kemudian pilih : List
- Pada kotak Source ketik rumus : =Kode
- Klik OK
Teks "Kode" diatas merupakan nama range yang telah dibuat pada langkah sebelumnya. Setelah mengikuti dua langkah diatas maka pada saat klik Cell H3 akan muncul daftar pilihan menu seperti pada contoh gambar diatas.
Beda VLOOKUP dan INDEX
Jika diperhatikan pada penjelasan diatas hasil yang ditampilkan dari rumus VLOOKUP dan INDEX MATCH memang sama persis.
Lalu, apa bedanya ?
Secara singkat beda dari kedua rumus tersebut ada pada posisi kriteria yang akan digunakan untuk pengambilan isi Cell. Pada contoh diatas yang akan digunakan pada pengambilan isi Cell adalah Kode Barang pada kolom B. Posisi kolom B ini ada dibagian paling sebelah kiri dibandingkan dengan Nama serta Harga.
Jika kondisinya seperti ini maka kita bisa menggunakan rumus Excel VLOOKUP karena arah pengambilan isi Cell akan dilakukan ke kanan. Misalnya menampilkan Nama berdasarkan Kode Barang atau menampilkan Harga berdasarkan Kode Barang.
Lalu, bagaimana jika posisi kolom Kode Barang ini ada di bagian tengah atau justru dibagian sebelah kanan ?
Posisi tersebut tidak akan bisa menampilkan isi Cell dengan menggunakan rumus Excel VLOOKUP karena posisi kolom Kode Barang bukan dibagian sebelah kiri. VLOOKUP kearah kiri memang bisa dilakukan hanya dengan menggunakan rumus INDEX MATCH saja. Artinya beda kedua rumus diatas adalah rumus Excel INDEX MATCH bisa melakukan VLOOKUP ke sebelah kiri dan kanan sedangkan rumus VLOOKUP hanya ke kanan saja.
Tapi ingat, sebelum menggunakan rumus INDEX MATCH terlebih dahulu kita harus paham bagaimana cara menggabungkan 2 rumus Excel. Sedangkan rumus VLOOKUP bisa langsung digunakan karena memang tidak perlu menggabungkan dengan rumus apapun.
Pilih VLOOKUP atau INDEX MATCH ?
Pada pembahasan tentang aplikasi stok Gudang Excel sederhana untuk beberapa Gudang adhwebsite.com lebih memilih menggunakan rumus Excel VLOOKUP.
Lalu, kira – kira mana yang lebih bagus dipilih apakah rumus Excel VLOOKUP atau INDEX MATCH ?
Jika memang posisi Tabel memungkinkan penggunaan rumus Excel VLOOKUP rasanya lebih baik menggunakan rumus ini. Tapi jika memang akan melakukan VLOOKUP kearah kiri tentu harus menggunakan rumus Excel INDEX MATCH. Seperti yang disebutkan diatas bahwa adhwebsite.com memang lebih sering menggunakan rumus Excel VLOOKUP. Tapi ini bisa disesuaikan dengan kondisi karena jika perlu menggunakan INDEX MATCH maka kita juga harus bisa menggunakannya.
Kesimpulan
Menampilkan Nama dan Harga berdasarkan Kode Barang dalam Excel bisa dilakukan dengan menggunakan 2 rumus Excel. Pertama tentu saja adalah dengan menggunakan rumus Excel VLOOKUP. Dalam kondisi tertentu pada saat menggunakan rumus ini akan muncul error atau pesan kesalahan #N/A. Untuk mengatasi munculnya error #N/A adalah dengan cara menggabungkan rumus VLOOKUP dengan rumus IFERROR.
Kedua, untuk menampilkan Nama dan Harga berdasarkan Kode Barang bisa dengan menggunakan rumus INDEX. Dalam prosesnya rumus ini harus digabungkan dengan rumus MATCH. Penggunaan 2 rumus Excel diatas bisa dilengkapi dengan pilihan Dropdown List supaya mudah menampilkan Kode Barang.
Selain itu dengan daftar pilih akan menghindarkan kita dari kesalahan ketik pada Kode Barang. Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara menampilkan Nama berdasarkan Kode Barang dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Post a Comment