Secara umum proses perhitungan stok barang dalam Excel akan diurutkan kedalam tiga proses yaitu input barang masuk dan input barang keluar. Selanjutnya selisih dari kedua input pada stok barang tersebut akan disebut dengan stok akhir. Stok akhir ini akan diperiksa secara berkala dan akan di cek apakah sama jumlahnya dengan fisik barang atau tidak.
Dalam kondisi umum tentu stok barang di gudang tidak mungkin muncul stok minus tapi pada saat menyusun format kita harus membuat rumus untuk mencegah stok minus tersebut. Salah satu penyebab munculnya stok minus adalah kesalahan input barang masuk atau ada barang masuk yang belum tercatat.
Untuk itu pada saat stok barang di Gudang dalam kondisi 0 atau habis maka seharusnya tidak boleh ada input barang keluar. Tindakan ini tentu akan mencegah munculnya stok minus seperti yang sudah dijelaskan diatas.
Menu dan Rumus Mencegah Input Barang Keluar
Untuk menyusun cara mencegah input barang keluar dalam Excel akan menggabungkan menu serta rumus Excel. Cara ini juga akan di bagi kedalam beberapa jenis. Ini supaya bisa memberikan pilihan kira - kira cara mana yang akan digunakan.
Adapun menu yang akan digunakan bisa dipilih salah satu dari dua pilihan yaitu Data Validation atau Conditional Formatting. Dalam prosesnya ada juga gabungan rumus Excel dengn Conditional Formatting. Tujuannya adalah untuk mengatur pemformatan secara otomatis dalam Excel.
1. Menu Mencegah Input Barang Keluar
Memilih Conditional Formatting atau Data Validation untuk mencegah input barang keluar jika stok habis sifatnya wajib. Karena satu dari 2 menu tersebutlah yang bisa digunakan untuk keperluan ini.
Jika menggunakan Conditional Formatting memang sifatnya hanya memberikan peringatan saja. Misalnya menandai stok habis supaya bagian gudang cepat mengecek apakah stok barang memang habis atau ada kesalahan input. Sedangkan jika menggunakan Data Validation maka kita bisa menampilkan peringatan bahwa stok di gudang tidak mencukupi. Selanjutnya pada peringatan tersebut kita bisa menambahkan pilihan apakah input bisa tetap dilanjutkan atau input tidak bias dilanjutkan.
2. Rumus Mencegah Input Barang Keluar
Menggunakan Conditional Formatting untuk mencegah input barang keluar jika stok habis tidak bisa berdiri sendiri atau langsung digunakan. Tetapi harus menyertakan rumus yang akan mengatur apakah input boleh dilakukan atau harus diberikan Validasi. Adapun rumus Excel yang digunakan pada kedua menu tersebut adalah rumus Excel IF. Rumus ini nantinya akan disisipkan kedalam 2 menu tersebut sesuai dengan kebutuhan.
Cara Mencegah Input Barang keluar Jika Stok Habis
Cara menghitung stok barang dalam Excel bisa dilakukan dengan cara otomatis menggunakan rumus Excel. Adapun cara mencegah input barang jika stok habis ini rumusnya akan dipasang pada Sheet pengeluaran barang. Selanjutnya untuk cara mencegah input barang keluar mari kita bahas satu persatu menggunakan 2 menu diatas.
1. Mencegah Input Dengan Menambahkan Warna
Cara pertama kita hanya akan menandai stok barang habis di gudang supaya tidak dilakukan input barang keluar. Silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada contoh tersebut sudah ada Tabel Barang yang terdiri dari kolom Kode, Nama dan Stok. Selanjutnya jika angka pada kolom Stok adalah 0 ( nol ) maka saat Cell F4 diisi dengan angka maka warnanya akan berubah menjadi merah. Warna merah tersebut diharapkan akan menjadi perhatian bagi petugas input dan tidak akan melakukan input untuk Kode Barang tersebut. Warna merah pada Cell F4 tersebut akan muncul secara otomatis jika memilih Kode Barang pada Cell E4.
Adapun langka membuat warna merah otomatis pada Cell F4 adalah sebagai berikut :
- Klik Cell F4
- Klik Tab Home
- Klik Conditional Formatting
- Klik : New Rule
- Klik : Use a formula to determine which cells to format
- Pada kotak ketik rumus : =IF(VLOOKUP(E4;$A$4:$C$7;3;0)=0;1;0)
- Klik tombol Format
- Klik Tab Fill
- Pilih atau klik warna yang akan digunakan, pada contoh diatas adhwebsite.com menggunakan warna merah
- Klik OK
- Klik OK
Warna merah yang muncul pada Cell F4 akan menjadi tanda bahwa input tidak bisa dilakukan karena stok sudah habis. Cara pertama ini sifatnya memang hanya memberikan peringatan saja sedangkan proses input tetap bisa dilanjutkan. Tapi setidaknya warna merah yang muncul akan menjadi perhatian supaya petugas Input menyadari bahwa stok untuk kode barang tersebut sudah habis.
Selain itu cara ini juga tetap bisa input barang keluar jika pengeluaran barang lebih besar dari stok di Gudang. Untuk mencegah input barang keluar melebihi jumlah stok di Gudang sudah dibahas pada artikel sebelumnya tentang cara mencegah stok minus dalam Excel.
2. Mencegah Input Dengan Validasi Pada Cell Input
Jika cara mencegah input barang keluar memang ingin benar - benar tidak bisa dilakukan maka Data Validation adalah pilihannya. Karena dengan cara ini input barang keluar tidak akan bisa dilakukan sama sekali jika stok di Gudang memang sudah habis. Selain itu dengan cara ini kita juga bisa menambahkan pesan sebagai informasi bahwa proses input tidak bisa dilakukan karena stok sudah habis. Silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada gambar tersebut terlihat bahwa jika barang keluar diinput sedangkan stok di gudang untuk barang yang bersangkutan sudah habis maka akan muncul peringatan.
Langkah serta cara menyusun format untuk mencegah input barang keluar yang kedua adalah sebagai berikut :
- Klik Cell F4
- Klik Tab Data
- Klik : Data Validation
- Klik Tab Setting
- Klik kotak Allow kemudian pilih : Custom
- Pada kotak Formula ketik rumus : =IF(VLOOKUP(E4;$A$4:$C$7;3;0)=0;0;1)
- Klik Tab Error Alert
- Kotak Style pilih : Stop
- Kotak Title ketik : Informasi
- Kotak Error message ketik : Stok Barang Sudah Habis..!!!
- Klik OK
Dengan cara kedua ini maka proses input barang keluar tidak akan bisa dilakukan jika stok di gudang sudah habis. Rasanya cara kedua ini lebih cocok digunakan dibandingkan dengan cara pertama. Hanya saja memang penggunaan Data Validation masih kalah umum jika dibandingkan dengan Conditional Formatting.
Kesimpulan
Mencegah input barang keluar jika stok sudah habis memang sangat penting untuk dilakukan. Karena ini akan mencegah munculnya stok minus atau hal lain pada catatan Gudang. Dalam Excel untuk mencegah input ini bisa dengan Conditional Formattig dan bisa juga dengan Data Validation.
Jika menggunakan Conditional Formatting maka sifatnya hanya memberikan tanda saja dan proses input masih bisa dilakukan. Sedangkan dengan menggunakan Data Validation proses input tidak bisa dilakukan sama sekali jika stok sudah habis. Itulah pembahasan kita kali ini tentang mencegah input barang keluar jika stok habis dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Post a Comment