Jika sedang mengolah data gaji tentu ada banyak unsur didalamnya dan satu diantaranya adalah lembur. Proses perhitungan lembur memang kadang cukup merepotkan kecuali Perusahaan telah menggunakan aplikasi khusus untuk pengolahan gaji. Hanya saja perlu mengeluarkan sejumlah uang untuk mendapatkan aplikasi tersebut. Jika memang belum memiliki budget khusus atau alokasi dana untuk aplikasi stok barang mari kita susun dan membuat aplikasi sendiri supaya tidak mengeluarkan budget seperti yang disebutkan diatas.
Proses penghitungan gaji karyawan memang harus dilakukan dengan cukup cepat dan akurat karena ini terkait dengan jumlah yang harus dibayarkan kepada Karyawan. Salah satu cara mudah untuk menghitung lembur adalah menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Perhitungan lembur dalam Excel bisa dilakukan dengan sangat mudah karena memang sudah disediakan beberapa rumus untuk kebutuhan tersebut.
Dalam prosesnya memang menghitung lembur dalam Excel bisa terdiri dari beberapa jenis seperti yang sudah dijelaskan pada artikel sebelumnya. Salah satu cara perhitungan lembur dalam Excel tersebut adalah dengan menggunakan data dari absensi Karyawan.
Cara Menghitung Lembur Dalam Excel
Menghitung lembur dalam Excel berdasarkan absensi ini akan sangat sering ditemukan karena seperti yang sudah kita ketahui bahwa sumber utama perhitungan lembur adalah selisih jam. Dokumen yang memuat jam masuk bekerja serta jam pulang bekerja satu diantaranya adalah absensi.
Untuk itu mari kita bahas bagaimana cara menghitung lembur dalam Excel dengan menggunakan absensi termasuk rumus apa saja yang akan digunakan pada perhitungan tersebut.
Rumus Perhitungan Lembur Dalam Excel
Apakah sulit menghitung lembur ? jika memang merasa seperti itu maka mari pelajari bagaimana cara menghitung lembur dalam Excel serta urutan penggunaan rumus - rumusnya.
Hal penting pertama yang harus diketahui pada proses perhitungan lembur Excel adalah rumus yang akan digunakan. Rumus perhitungan lembur dalam Excel ini akan memegang peran yang sangat penting karena akan melakukan urutan pada proses perhitungan. Jika rumus yang dipilih sudah tepat maka proses perhitungan lembur dalam Excel akan menjadi cepat dan mudah. Sebaliknya jika memilih rumus yang kurang tepat mungkin saja akan mengalami kendala pada saat menghitung lembur tersebut.
Selanjutnya untuk rumus perhitungan lembur dalam Excel mari kita bahas satu persatu mulai dari rumus Excel IF.
1. Rumus Excel IF
Rasanya tidak perlu dijelaskan fungsi dari rumus Excel IF ini, peran pada perhitungan lembur berdasarkan absensi adalah untuk memisahkan serta identifikasi apakah hari termasuk kedalam jenis hari libur atau hari kerja. Seperti yang sudah dijelaskan pada artikel sebelumnya bahwa pola perhitungan lembur hari libur dengan hari biasa akan berbeda - beda.
Tugas dari rumus IF nanti yang akan memisahkan kedua kondisi tersebut sehingga perhitungan lembur dalam Excel akan sesuai dengan ketetapan dari pemerintah.
2. Rumus Excel TEXT
Selanjutnya fungsi dari rumus Excel TEXT adalah untuk mengatur pemformatan pada Microsoft Excel. Pada perhitungan lembur rumus ini digunakan untuk menampilkan nama hari kedalam teks bahasan Indonesia.
Penting untuk diketahui bahwa deteksi rumus lembur pada konsep ini menggunakan nama hari sehingga kolom pada nama hari wajib ditampilkan dalam bahasa Indonesia.
3. Rumus Excel SUM
Rumus Excel SUM pada perhitungan lembur ini digunakan untuk menjumlahkan angka hasil perkalian dari jam lembur. Selanjutnya angka tersebut akan digunakan sebagai dasar perhitungan lembur dan dilakukan dengan upah lembur per jam.
4. Rumus AND, TIME dan ROUND
Selain rumus yang sudah dijelaskan diatas ada juga beberapa rumus perhitungan lembur Excel lainnya seperti AND, TIME dan ROUND. Untuk masing - masing fungsi dari rumus Excel tersebut silahkan perhatikan pada contoh pembahasan atau contoh file excel yang disertakan pada artikel ini. Sebaiknya pastikan sudah mengetahui cara menggunakan masing - masing rumus diatas upaya lebih mudah memahami penjelasan artikel ini.
Konsep Perhitungan Lembur Berdasarkan Absensi
Pada dasarnya konsep menghitung lembur berdasarkan absensi ini sama dengan perhitungan lembur pada umumnya. Hanya saja dasar yang digunakan pada perhitungan lembur berdasarkan absensi adalah jam masuk serta jam pulang Karyawan yang tertera pada absensinya. Jadi, langkah utama pada perhitungan lembur dengan absensi ini adalah input jam In serta jam Out pada absensi.
Lalu urutan perhitungan setelah input jam tersebut adalah sebagai berikut :
1. Menghitung Selisih Jam
Langkah yang pertama adalah menghitung selisih jam masuk serta jam pulang Karyawan sesuai dengan yang tertera pada absensi. Selisih jam ini akan dihitung termasuk jam kerja secara umum, misalnya pada hari kerja jam normal adalah 9 jam maka langkah ini akan menghitung selisih jam. Selanjutnya langkah ini akan menghasilkan seluruh selisih dari jam datang serta jam pulang Karyawan saja.
2. Menghitung Jam Lembur
Setelah seluruh jam dihitung maka langkah yang kedua adalah menghitung apakah ada jam lembur atau tidak. Jika ada selisih jam maka bisa dipastikan ada jam lembur dan tentu saja harus dihitung sesuai dengan kelipatan. Kecuali jika Karyawan yang bersangkutan masuk bekerja pada hari libur maka seluruh selisih jam adalah termasuk kedalam jam lembur. Misalnya selisih jam adalah 10 maka perhitungan adalah : 10 - 8 - 1 = 1 dan angka 1 dari selisih ini merupakan jam lembur.
3. Menghitung Jumlah Jam lembur
Langkah yang ketiga adalah menghitung seluruh jam lembur dengan kelipatan yang telah ditetapkan. Kelipatan ini akan tergantung kepada hari lembur apakah pada jenis hari kerja biasa atau justru termasuk kedalam hari libur. Misalnya lembur 1 jam diatas dilakukan pada hari kerja biasa maka akan dikalikan dengan kelipatan 1,5 sehingga jumlah jam lemburnya adalah 1,5 x 1 = 1,5.
4. Menghitung Upah Lembur per Jam
Langkah selanjutnya adalah mengalikan jumlah jam lembur dengan upah lembur per jam. Lembur per jam ini akan dihitung berdasarkan gaji pokok dibagi dengan angka 173 sesuai dengan ketetapan lembur. Misalnya anggap saja gaji pokok adalah 3.500.000 maka perhitungan jam lembur adalah : 3.500.000 / 173 = 20.231. Sehingga jumlah lembur sesuai dengan upah lembur per jam adalah 1,5 x 20.231 = 30.347
Dari urutan cara menghitung lembur diatas terlihat bahwa perhitungan lembur tidaklah mudah. Tapi jangan khawatir, adhwebsite.com sudah menyediakan contoh format lembur Excel dan terlebih dahulu mari kita bahas rumus yang digunakan serta urutan cara pengisian format tersebut.
Cara Menghitung Lembur Dalam Excel
Contoh perhitungan lembur dalam Excel yang akan kita bahas pada artikel ini merupakan pengembangan dari cara menghitung lembur berdasarkan gaji pokok. Karena pada perhitungan ini sudah dilengkapi dengan gaji pokok sampai dengan jam absensi bahkan perhitungan PPH Pasal 21.
Untuk contoh menghitung lembur berdasarkan absensi silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Pada gambar tersebut perhitungan lembur dalam Excel sudah dibagi kedalam dua bagian yaitu pertama menghitung jumlah jam lembur serta yang kedua menghitung gaji termasuk lembur didalamnya. Untuk rumus yang digunakan serta urutan perhitungan lembur berdasarkan absensi mari kita bahas satu persatu.
1. Buat Format Tabel Perhitungan Lembur
Langkah yang pertama silahkan buat format seperti yang terlihat pada gambar diatas supaya penulisan rumus sesuai dengan pembahasan artikel ini. Selanjutnya atur format yang digunakan seperti pada tampilan contoh diatas, misalnya pengaturan format currency atau accounting untuk format uang serta format angka dengan digit desimal seperti pada gambar.
2. Tampilkan Hari Dalam Bahasa Indonesia
Selanjutnya langkah yang kedua mari tampilkan nama hari pada kolom J dengan tampilan teks dan harus bahasa Indonesia. Pada kolom J tersebut kita akan menggunakan rumus Excel berikut ini :
=TEXT(I4;"dddd")
Jika sudah dilakukan dengan benar maka nama hari akan muncul dalam bentuk teks seperti yang terlihat pada gambar diatas.
3. Buat Dropdown List Untuk Pemilihan Jenis Hari
Langkah yang ketiga kita akan menambahkan Dropdown List kedalam kolom K atau kolom Libur Nasional. Kolom ini akan berisi 2 pilihan yaitu "Ya" serta "Tidak". Jika hari yang dimaksud adalah hari libur nasional maka kolom ini harus diisi dengan pilihan "Ya".
Langkah - Langkah membuat dropdown list untuk pilihan Libur Nasional pada perhitungan lembur adalah sebagai berikut :
- Blok Cell K4 sampai dengan K35
- Klik Tab Data
- Klik : Data Validation
- Klik : Data Validation
- Klik Tab : Setting
- Pada kotak Allow pilih : List
- Pada kotak Source ketik : Ya;Tidak
- Klik OK
Sampai dengan langkah ini kita sudah selesai menyusun Dropdown List untuk pilihan Libur Nasional pada perhitungan lembur.
4. Atur Format Waktu Pada Kolom Absensi
Selanjutnya langkah yang ke-4 pastikan sudah mengatur format waktu atau jam pada kolom L dan M. Jika belum diatur silahkan untuk mengatur format tersebut supaya saat diketik angka yang tampil sudah berbentuk waktu atau jam.
Ada beberapa cara untuk mengatur format jam, satu diantaranya adalah sebagai berikut :
- Blok kolom L4 sampai M35
- Klik kanan pada area yang sudah dipilih
- Klik : Format Cells
- Klik Tab Number
- Pada kotak Category klik : Time
- Pada kotak type pilih : 13:30
- Klik OK
Sampai dengan langkah ini format jam sudah terpasang pada kolom Absensi atau kolom L serta M. Untuk format jam atau waktu ini bisa diatur sesuai dengan pilihan yang ada pada Format Cells tapi untuk menyamakan format adhwebsite.com lebih menyarankan menggunakan format seperti yang terlihat pada contoh diatas.
5. Hitung Total Jam Kerja
Langkah selanjutnya kita akan menghitung Total Jam Kerja pada kolom N. Kolom ini akan menghitung selisih jam masuk dengan jam pulang atau jam In dengan Out. Rumus Excel yang akan digunakan pada kolom ini adalah sebagai berikut :
=IF(L4<>"";(M4-L4)*24;0)
Rumus Excel tersebut akan menghitung selisih jam In dengan jam Out dari Absensi Karyawan dan selanjutnya mengubah selisih tersebut kedalam format angka. Angka yang muncul pada kolom ini merupakan seluruh jam kerja atau jam masuk kerja karyawan tanpa dipotong istirahat 1 jam.
6. Hitung Total Jam Lembur
Langkah selanjutnya adalah menghitung total jam lembur, pada bagian ini memang cukup rumit karena kita harus memisahkan beberapa kondisi sesuai dengan perhitungan jam lebur. Adapun rumus Excel yang digunakan untuk menghitung jam lembur pada kolom O diatas adalah sebagai berikut :
Rumus tersebut akan menghitung jumlah jam kerja pada kolom N dikurangi dengan jam kerja normal.
Pada contoh diatas hari kerja yang digunakan untuk 1 minggu adalah Senin sampai Sabtu. Adapun jam kerja yang ditetapkan pada contoh tersebut adalah senin sampai jum’at masuk jam 08.00 sampai dengan 16.00. Sedangkan untuk hari sabtu jam kerja yang digunakan adalah 08.00 sampai dengan 13.00 tanpa jam istirahat.
Pada contoh file Excel lembur yang disertakan dibawah sudah dipisahkan ada hari kerja seperti disebutkan diatas dan ada juga hari kerja Senin sampai Jum’at saja.
7. Hitung Kelipatan Lembur
Langkah selanjutnya adalah menghitung jam lembur sesuai dengan kelipatan yang ditetapkan pada aturan. Rumus ini akan otomatis memisahkan kelipatan sesuai dengan jam lembur serta jenis hari pada kolom K.
Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa kelipatan pada hari kerja akan berbeda dengan kelipatan pada hari libur. Adapun rumus yang digunakan untuk menghitung lembur dalam Excel kelipatan 1,5 pada kolom P adalah sebagai berikut :
Rumus Excel lembur ini hanya akan menghitung jenis hari kerja biasa saja, sedangkan untuk lembur hari libur tidak akan terisi sama sekali. Selanjutnya yang kedua, rumus yang digunakan untuk menghitung lembur dalam Excel kelipatan 2 pada kolom Q adalah sebagai berikut :
Rumus ini akan menghitung lembur untuk dua kondisi secara umum, yaitu sebagai berikut :
- Lembur hari biasa : sisa jam lembur setelah dikurangi dengan lembur pada kolom P
- Lembur hari libur : maksimal akan terisi dengan 7 jam lembur pertama
Inilah alasan kenapa rumus Excel pada bagian ini cukup panjang karena ada beberapa kondisi yang harus disesuaikan serta diatur dengan rumus. Selanjutnya yang ketiga, rumus untuk menghitung lembur dalam Excel kelipatan 3 pada kolom R adalah sebagai berikut :
Rumus ini hanya akan menghitung jam lembur untuk hari libur saja, diisi dengan sisa jam lembur setelah dikurangi dengan kolom Q atau jika lembur lebih dari atau sama dengan 8 jam akan diisi dengan angka 1 saja. Selanjutnya yang keempat, rumus untuk menghitung lembur dalam Excel kelipatan 4 pada kolom S adalah sebagai berikut :
Rumus Excel lembur yang terakhir pada bagian ini adalah menghitung sisa dari jam lembur pada hari libur setelah dikurangi dengan kolom Q dan kolom R. Rumus Excel lembur pada bagian ini sangat penting dan pastikan rumus dibuat sesuai dengan urutan serta pengujian kondisi yang dijelaskan diatas.
8. Hitung Total Jam Lembur
Langkah selanjutnya setelah menghitung kelipatan pada jam lembur adalah menghitung total lembur. Pada contoh perhitungan lembur diatas total lembur ini dibagi menjadi dua jenis yaitu total lembur per hari serta total lembur untuk 1 bulan. Adapun rumus yang digunakan untuk menghitung total lembur per hari pada kolom T adalah sebagai berikut :
=(P4*$P$3)+(Q4*$Q$3)+(R4*$R$3)+(S4*$S$3)
Rumus Excel lembur ini akan mengalikan kelipatan dengan jam lebur yang muncul pada masing – masing cellnya. Sedangkan rumus untuk menghitung total lembur selama 1 bulan ada pada Cell T36 dan rumusnya adalah sebagai berikut :
=SUM(T4:T35)
Sampai dengan langkah ini kita sudah mendapatkan jumlah dari total jam lembur selama 1 bulan untuk masing – masing Karyawan. Angka lembur selama 1 bulan tersebutlah yang akan digunakan pada perhitungan langkah selanjutnya.
9. Hitung Lembur per Jam
Selanjutnya setelah menghitung total jam lembur mari kita menghitung lembur per jam. Lembur per jam ini akan didasarkan pada gaji pokok dari masing – masing Karyawan sehingga pada contoh diatas sudah ditampilkan pada Cell G7. Adapun rumus untuk menghitung lembur per jam pada Cell E8 adalah sebagai berikut :
=G7/173
Rumus Excel pada Cell ini hanya akan membagi angka gaji pokok dengan 173 saja dan jangan bertanya kembali dari mana angka 173 karena sudah dibahas secara detail dibagian atas artikel ini.
10. Hitung Jumlah Lembur
Langkah yang terakhir adalah menghitung jumlah lembur yang ditampilkan pada angka rupiah atau jumlah rupiah. Lembur inilah yang akan dibayarkan kepada Karyawan sesuai dengan perhitungan jam yang dilakukan. Adapun rumus yang digunakan pada Cell G8 untuk menghitung jumlah lembur adalah sebagai berikut :
=ROUND(E8*C8;0)
Rumus Excel ini hanya akan mengalikan jam lembur dengan lembur per jam saja karena memang rumus lemburnya seperti itu. Rumus Excel ROUND yang digunakan hanya untuk tambahan saja dengan tujuan pembulatan angka. Jika memang ingin menggunakan rumus pembulatan lain silahkan saja dan ini boleh diganti. Seperti yang sudah dijelaskan pada artikel sebelumnya bahwa ada 9 rumus Excel untuk pembulatan angka dan satu diantaranya adalah ROUND.
Sampai dengan ini sebenarnya proses perhitungan lembur sudah selesai dilakukan karena jumlah rupiahnya juga sudah didapatkan. Pada contoh gambar form lembur diatas formatnya dibagi kedalam dua bagian yaitu perhitungan lembur serta perhitungan gaji bersih. Khusus untuk perhitungan gaji bersih dibagian sebelah kiri akan kita bahas pada artikel yang lain supaya pembahasan ini tidak terlalu panjang.
Jika memang ingin mengetahui format serta hasil yang digunakan silahkan ambil serta pelajari pada contoh format Excel lembur yang disertakan pada artikel ini. Tapi jika ingin membahas secara detail rumus yang digunakan silahkan pelajari pada artikel cara menghitung gaji bersih dalam Excel.
Contoh Format Perhitungan Lembur Excel
Selanjutnya jika ingin mendapatkan contoh format Excel lembur yang gambarnya ditampilkan diatas silahkan ambil pada bagian pembahasan ini. Contoh format Excel lembur ini dibagi kedalam beberapa bagian dan sudah dijelaskan unsur yang ada didalamnya.
1. Contoh Format Excel Lembur v1
Ketentuan yang diterapkan pada contoh format Excel lembur yang pertama adalah sebagai berikut :
- Hari Kerja : Senin s.d Sabtu
- Jam Kerja : 08.00 s.d 16.00
- Hari Sabtu : 08.00 s.d 13.00
- Hari Minggu : Libur
Untuk mendapatkan template contoh format Excel lembur v1 silahkan klik link berikut ini :
- Nama File :Contoh Lembur v1
- Format File : .rar
- Ukuran File : 60 KB
- Password : adhwebsite.com
- Link : Contoh Lembur v1
2. Contoh Format Excel Lembur v2
Ketentuan yang diterapkan pada contoh format lembur Excel v2 adalah sebagai berikut :
- Hari Kerja : Senin s.d Jum’at
- Jam Kerja : 08.00 s.d 17.00
- Hari Sabtu : Libur
- Hari Minggu : Libur
Untuk mendapatkan contoh format Excel lembur v2 silahkan klik link berikut ini :
- Nama File :Contoh Lembur v2
- Format File : .xlsx
- Ukuran File :
- Password : adhwebsite.com
- Link : On Progress Upload
3. Contoh Format Excel Lembur v3
Ketentuan yang diterapkan pada contoh format lembur Excel v3 adalah sebagai berikut :
- Hari Kerja : Senin s.d Jum’at
- Jam Kerja : 08.00 s.d 17.00
- Hari Sabtu : Libur
- Hari Minggu : Libur
- Update Utama : Deteksi Weekend dan Weekdays dengan kode
- Kode Weekend serta Weekdays otomatis
- Update rumus potongan JKM
- Update PTKP Pada PPH 21
Untuk mendapatkan contoh format Excel lembur v3 silahkan klik link berikut ini :
- Nama File :Contoh Lembur v3
- Format File : .xlsx
- Ukuran File :
- Password : adhwebsite.com
- Link : On Progress Update
Silahkan pilih dan sesuaikan contoh format Excel lembur yang akan diambil serta digunakan. Mohon untuk bijak dalam menggunakan file Excel ini karena adhwebsite.com tidak mengizinkan pihak lain untuk upload ulang melalui web atau blog tanpa izin terlebih dahulu
Cara Pengisian Format Lembur Excel
Jika sudah mengambil contoh format Excel lembur diatas dan bingung mengisinya seperti apa mari kita bahas urutannya. Urutan pengisian format lembur Excel diatas adalah sebagai berikut :
- Isi tanggal pada kolom I
- Pada kolom Libur Nasional atau kolom K silahkan pilih “Ya” jika hari tersebut memang adalah hari libur, mohon dicatat ini hanya dilakukan untuk hari Senin sampai dengan hari Sabtu saja
- Input Jam In serta Jam Out pada kolom L dan M, mohon dicatat bahwa jam In wajib diinput 08.00 kecuali Karyawan yang bersangkutan memang terlambat datang maka input sesuai dengan jam pada absensinya
Untuk kolom selanjutnya akan menyesuaikan dengan data yang kita input pada urutan diatas. Memang proses perhitungan lembur yang dibahas pada artikel ini akan berjalan secara otomatis karena sudah dilengkapi dengan rumus Excel.
Kesimpulan
Perhitungan lembur dalam Excel memang sangat mudah dilakukan hanya saja membuat template atau formatnya memang tidak bisa dikatakan mudah juga. Untuk itu adhwebsite.com sudah menyertakan contoh format lembur dengan menggunakan beberapa kondisi.
Menghitung lembur diatas bisa saja ada kesalahan pada rumusnya untuk itu silahkan informasikan jika ada kesalahan rumus yang digunakan. Supaya pembahasan lembur pada artikel ini tidak ada unsur kesalahan yang akan muncul pada proses perhitungan lembur.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara menghitung lembur berdasarkan absensi dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca. Sampai jumpa kembali pada pembahasan menarik lainnya dari www.adhwebsite.com
Post a Comment